Acredito que algumas coisas simples na minha rotina me permitem manter esse estado de produtividade: método, anotar tudo e sistema simples.

1- Método

Como citei no início do texto, escolhi um método de organização específico. As regrinhas são bem simples, mas uso elas com bastante rigor. Por exemplo, diariamente eu percorro todas as minhas caixas de entrada (e-mails, redes sociais, aplicativos de comunicação, lista de pendências) e transformo tudo em pequenas ações e projetos. Reservo um tempo pela manhã para me dedicar a isso.

A questão nem é o método em si, mas a disciplina em mantê-lo. Talvez o GTD funcione bem para você. Ou quem sabe colocar as suas tarefas no Trello faça sentido. Pode ser também que você prefira a técnica Pomodoro. O que importa é testar e manter a sua forma de organizar consistentemente ao longo de dias, semanas e meses.

2- Anotar tudo

Parte importante do meu sistema de organização é registrar tudo o que preciso. Se alguém pede que eu encaminhe uma proposta, eu anoto. Se recebo um e-mail que exige uma ação, registro. Se lembro de uma coisa que preciso comprar no mercado, isso também vai para uma lista. Eu anoto absolutamente tudo que requer uma ação minha. No final eu consigo manter a minha cabeça bem despreocupada, porque confio no meu sistema de organização. E uma mente tranquila produz mais!

3- Sistema simples

Quando comecei a pesquisar ferramentas de organização e produtividade, testei várias delas. Utilizei algumas mais sofisticadas, que permitiam detalhar os projetos em árvores e criar diferentes contextos de trabalho. Mas no final optei pelas mais simples de usar, como o Todoist que citei antes. Se o seu sistema for difícil de manter, você vai ter preguiça de se organizar. Precisa ser simples e direto.

Eficácia também importa

O que adianta completar 300 tarefas por mês, se elas não tem o impacto que você quer? Parte importante de ser produtivo é também ser eficaz. Mas a maioria das pessoas só foca na eficiência. Vou explicar a diferença.

Eficiência é fazer rápido, ou aproveitar bem os recursos. Tem relação com o número de tarefas que você completa. Já eficácia é fazer a coisa certa, ou seja, fazer aquilo que realmente importa e tem impacto para você.

Vou dar um exemplo. Eu faço parte da Target Teal, uma rede de consultores de design organizacional. No meu trabalho, o que mais me gera valor é atender bem os meus clientes. É por isso que uso a Contabilizei: ela faz todo o trabalho de contabilidade por um valor bem menor que um contador tradicional. Assim eu consigo focar esse tempo nas coisas mais valiosas.

Por fim...

Organize as suas tarefas, tenha um sistema simples e também se preocupe em fazer a coisa certa. Terceirize a burocracia para ter mais impacto no seu negócio e focar no que gera valor.